貸し会議室で会議をするメリットってなに？
社内の会議室でスムーズに会議ができない
貸し会議室で会議をするメリットとデメリットを知りたい！
社内の会議室ではなく、貸し会議室で会議をするのにどのようなメリットがあるのか気になりますよね。
貸し会議室で会議をするメリットはいくつもあります。
会議の目的に合わせて貸し会議室を借りれば、社内でするよりもスムーズに会議が進められます。
ただ、貸し会議室はメリットだけではなく、デメリットもあるので借りる前に確認をしておくといいでしょう。
そこで、今回は貸し会議室で会議をするメリット・デメリットをご紹介します。
貸し会議室を借りる前の参考にしてみてください。
目次
貸し会議室を借りるメリット
会議の目的に合わせて貸し会議室を借りれば、より生産的な会議ができます。
貸し会議室を借りるメリットは次の3点になります。
- 集中できる環境で会議ができる
- 設備が利用できる
- 場所を選べる
社内の会議室が利用できないときや集中して会議を行いたいときは、貸し会議室を検討してみましょう。
1.集中できる環境で会議ができる
貸し会議室を利用することで、社内から分断された、専用の環境・スペースを確保することができます。
これにより集中して会議を行うことができます。
社内で会議をしていると、上司の急な依頼や外部からの電話など、色々と邪魔が入るもの。
これが会議に集中したいときに貸し会議室を利用するおすすめの理由の一つ目です。
2.設備が利用できる
多くの貸し会議室ではプロジェクターやホワイトボード・音響設備など、会議に不可欠な設備が備わっています。
こうした設備を活用することで、効果的なプレゼンテーションや議論を行なえます。
特に人数の多い会議や研修・セミナーなどでは、設備の有無・良し悪しによって伝わり方や情報の共有度が変わってきます。
効果的に会議やミーティングを進めることができる、これが貸し会議室を利用するおすすめの理由の二つ目になります。
3.場所を選べる
貸し会議室の多くは、会社が多い場所や、駅近など交通の便が良い場所にあります。
これは貸会議室を提供する側からしても収益が見込める場所で運営しているためでもありますが、それは同時に貸会議室の利用者が使いやすい・行きやすい場所であることでもあります。
そのため会議への参加や移動がスムーズに行えます。
特に遠方から訪れる社外の方と会議やミーティングを行う際には、土地勘がないため、分かりやすくアクセスのしやすい会議室を選ぶことで、迷わず現地に集合し、予定時刻どおりに会議を始めることができます。
分かりにくかったり、アクセスがしにくい自社ではなく、利便性の高い場所で会議をスムーズに行うことができること、これが貸会議室を借りる3つめのメリットです。
貸し会議室を借りるデメリット
このようにメリットが多い貸会議室のサービスですが、一方で貸し会議室を借りるデメリットも存在します。
- 費用がかかる
- 予約に手間がかかる
- 移動に負担がかかる
これらのデメリットを考慮して、目的に合った会議室を選ぶようにするといいでしょう。
1.費用がかかる
貸し会議室のサービスを利用するには、費用・料金が必要です。
大規模な会議室や設備が充実している施設を利用する場合には、会議室の利用料金が高額になることもあります。
また、貸会議室の設備も、無料のものと有料・オプションとなるものがあり、貸会議室を運営するサービス会社によって内容が異なることにも注意が必要です。
そのためこれから借りる貸会議室には、目的の会議・ミーティングで使用する備品や機材が備え付けられているか？有料ではないか？などを確認することが重要です。
2.予約が必要である
貸会議室は当日にフラッと立ち寄ってすぐ利用できることはほとんどありません。基本的に事前予約制になっています。
そのため立地が良かったり、価格に対してコスパが良いなど、人気のある貸し会議室は予約が取りにくいことがあります。
特に、特定の日時や期間に会議を開催したい場合は、早めに予約を行い、会議室を押さえておく必要があります。
3.移動に負担がかかる
利用する貸し会議室が自社や参加者の居住地から遠い場合、参加者の移動時間や負担が増える可能性があります。
負担が大きい場合は、参加者に早めに会議について共有しておきましょう。
また、参加者がアクセスしやすい駅を選択することも重要です。
貸し会議室を使った方が良いシチュエーションは？
貸し会議室は、少人数から（数名）～多人数（数百人）まで利用できるので、会議やイベントに合わせて借りることができます。
一般的に、貸し会議室は以下のようなシチュエーションで使われることが多いです。
- 社内の会議室が空いていないとき
- 参加人数が多いとき
- 研修やセミナー
- 貸し切りイベント
シチュエーションに合わせて、適切な広さや設備が備わった貸し会議室を借りることが大切です。
社内の会議室が空いていないとき
社内の会議室が空いていない時には、貸し会議室を利用することで解決します。
貸し会議室は、大人数をイメージされる方もいらっしゃるかもしれませんが、実際には利用できる人数によって数名から利用できるものもあるので、ちょっとした会議でも利用可能です。
また、遠方からの参加者がいる場合は、アクセスの良い貸し会議室を選ぶと負担が少ないのでオススメです。
社外の人と会議をする場合は、清潔感のある貸し会議室を選ぶと、印象が良くなるでしょう。
人数が多い会議
社員総会や複数部署で会議をする場合など、参加人数が多い会議は、貸し会議室の利用がおすすめのシチュエーションです。
目的に合ったテーブルのレイアウトやモニター・プロジェクターなどの設備も使えるため、スムーズに会議やミーティングを進めることができます。
なお参加人数が多い場合は、会議の目的に合わせて、広さ・レイアウト・設備を選ぶようにしましょう。
研修やセミナー
研修やセミナーは、貸会議室を利用することで飛躍的に結果が変わるシチュエーションかもしれません。
セミナーや研修に対応した貸し会議室を選ぶことで、収容人数に適した広さを確保するだけでなく、必要な設備やレイアウトも、目的に合わせて自由に設定することが可能になるからです。
また、貸し会議室によっては、専門のスタッフが会場のセットアップや設備の操作などをサポートしてくれるところもありますので、非常に時間と手間のかかる会場の設営の問題も解決します。
スムーズに準備を終えることで開催者側もストレスなく研修やセミナーを始めることができ、参加者側も整った設備や環境で研修やセミナーを受けることができることで、両者にとって学びの深い1日となることでしょう。
貸し切りイベント
貸し会議室によっては、貸し切りで利用することも可能です。
貸し切りにすることで展示会・見本市・採用イベント・撮影会場などで利用できます。
企業ブース・商談スペース・控室などが自由にカスタマイズできるようになるので、イベントに合わせた利用が可能です。
貸し会議室の設備とサービスを活用することで、効率的かつ効果的に開催できます。
貸し会議室の貸し切りができるかどうかは、運営会社によって異なるので事前に確認をしておくといいでしょう。
目的に合った貸し会議室の選び方
貸し会議室を探すときには、さまざまな要素を考慮する必要があります。
会議室を借りるときは、下記の5つのポイントを抑えるようにしましょう。
- 目的に合った会議室を選ぶ
- 予算を考える
- アクセスのしやすさを確認する
- 設備やサービスを確認する
- 予約方法を確認する
会議室を探す際には、目的や予算、アクセスのしやすさなどを考慮して、最適な会議室を選ぶことが大切です。
どの会議室を選ぶかは、会議やイベントの成功に直結する重要なポイントですので、注意して選びましょう！
貸し会議室の探し方は、下記記事でも詳しく紹介しているので参考にしてみてください。
関連記事：最適な貸し会議室の探し方！選ぶときのチェックポイントや注意点を解説
貸し会議室が探せるオススメの検索サイト
貸し会議室を探せるオススメの検索サイトを紹介します。
それぞれの検索サイトに特徴があるので、自分にあった検索サイトを利用するようにしましょう！
銀座ユニーク貸会議室
銀座ユニークは、東京都中央区にある貸し会議室です。
東銀座駅・銀座駅・新橋駅から徒歩で行けるので、利便性がとても高いです。
清潔感のある会議室で設備も充実しているので、社内・社外会議も円滑に行なえます。
また、少人数から200名まで対応した会議室あるので、目的に合わせて会議室を選べるのも特徴です。
都内で会議をする場合は、銀座ユニークで貸し会議室を探してみましょう！
インスタベース
インスタベースは、貸し会議室はもちろん、レンタルキッチン、レンタルスタジオなどさまざまなレンタルスペースを探せる検索サイトです。
目的にピッタリとあったレンタルスペースを探せるので、より自分にあった会議室を見つけられます。
ただ、選べる会議室の数非常に多いので、選ぶ前にアクセス・設備・利用方法などの特徴をしっかりと確認しておく必要があります。
会議室.COM
会議室.COMは全国の貸し会議室を簡単に探せる検索サイトです。
主要都市ならさまざまな会議室を探せます。
また、キレイな会議室が多いので社外会議の利用にもオススメです。
他の検索と比べて価格が若干高めなのと、料金目安が掲載されていない会議室もあるので、前もって予算の確認はしておきましょう。
まとめ『貸し会議室を借りるメリット』
貸し会議室を借りるメリットとデメリットは下記になります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 集中できる環境で会議ができる | 費用がかかる |
| 設備が利用できる | 予約に手間がかかる |
| 場所を選べる | 移動に負担がかかる |
貸し会議室を借りるときは、人数や会議内容などを決めてから借りるとスムーズに会議が行なえます。
東京の会議室は銀座ユニーク
東京で貸し会議室を借りるなら、ぜひ『銀座ユニーク貸会議室』をご利用ください。
銀座ユニークでは、貸し会議室の不満やストレスと真剣に向き合い、利用者目線で「こんな会議室があったらいいな」という視点でスタートした会議室サービスです。
- 東京でアクセス・知名度共に抜群の中央区銀座という好立地
- 銀座という立地ながらリーズナブルな料金設定
- 充実の無料設備や付随サービス
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銀座という立地にも関わらず2拠点展開・最大200人規模まで対応した大小様々な会議室をご用意しております。都心で妥協することなく人数に合わせた広さの会議室とレイアウトを展開できるので、目的に合わせて充実した会議を行っていただけます。
また設備もプロジェクター／スクリーン／ホワイトボードなど会議を円滑に進めることができるアイテムが充実した会議室も用意。
銀座ユニークは新橋駅や汐留駅からも近く、会議だけでなくセミナーや研修・展示会やイベントなど、さまざまなシーンでのご利用いただけます。
長時間利用による割引や、銀座の一等地のビルを全館貸切にするプランなど、魅力的なキャンペーンも行っていますので、まずは一度サイトをチェックしてみてください。