会議進行が上手くできない！
毎回会議をしても無駄な気がする
有意義な会議にする方法を知りたい！
会議進行が上手くいかずに悩んでいませんか？
会議はなんとなく行なっても、話しがまとまらず上手くいきません。
会議をするときは、事前に準備をし、会議終了までの流れをある程度決めておくことが重要です。
有意義な会議をすることで、通常業務にも良い影響をもたらしてくれます。
そこで、今回は上手くいく会議進行の流れをわかりやすく解説しています。
会議が長くなってしまったり、何も決まらない会議をしている人は、ぜひこの記事を参考に会議進行について理解を深めてみてください。
目次
上手くいく会議進行の流れ
会議進行の流れは大きく分けると以下になります。
- 会議の前準備（目的・議題の共有）
- 会議開始（スケジュール設定）
- 議題について話し合う（合意や決定が達成されるまで議論）
- 会議終了（決定事項のまとめ）
それぞれにポイントがあるので、詳しく解説していきます。
1.会議の前準備
会議の前準備は非常に重要です。
準備で会議が成功するか失敗するか分かれます。
前準備は特に注意して進めるようにしましょう。
目的の明確にする
会議をする目的を明確にします。
「なぜ会議するのか？なんのために会議をするのか？」
できるだけシンプルに、目的を明確にしておくことが重要です。
参加者を選定
目的を達成するために、必要な参加者を選定します。
人数が多すぎると話しがまとまりにくくなってしまいますし、少なすぎると偏った意見だけになってしまうリスクがあります。
バランスを考えて、参加者を選定するようにしましょう。
目的と議題をメンバーに共有
会議に参加するメンバーが決まったら、会議の目的と議題を共有します。
必要な資料があったら依頼をします。
また、会議前に不明な点がないかどうかも確認しておくと、安心して会議に望めます。
会議室を確保
目的に合った会議室を確保します。
人数に合った会議室の広さ、テーブルレイアウトなどで会議室は選ぶといいでしょう。
ホワイトボード、プロジェクター、モニターなど必要な設備も必ず確認しておいてください。
2.会議を始める
会議を始める前の重要なポイントは、会議の目的と議題の再確認、スケジュールの共有です。
これらを共有しておくことで、メンバーが集中して会議に望めます。
挨拶と目的の再確認
話し合いを始める前に、挨拶と会議の目的を再確認しておきます。
目的を再度確認することで、話しが脱線せずにスムーズに会議が行えるようになります。
スケジュールと議題の説明
目的を共有したら、スケジュールと議題について説明します。
スケジュールを設定することで、集中力が高まり、短時間で会議を終わらせられるメリットがあります。
ただ、タイトなスケジュールにしてしまうと時間が不足し、納得できる結論が結局得られないという事態も考えられます。
多少長いように感じても、会議のスケジュールは余裕を持って組んでおくといいでしょう。
3.議題について話し合う
会議の中核部分です。
最終的に、合意や決定が達成されるまで、議題について十分に検討し、議論を行います。
議題の提示
議題を明確に提示し、関連する情報やデータを提供します。
検討と議論を始める前に、不明な点などを排除しておくといいでしょう。
議題の検討と議論
議題について検討と議論を開始します。
議論をより深めるために、適宜質問や補足情報の提供をしながら進めていきます。
ここで重要なのは、建設的な対話をし、目的に向かって進むことです。
議論が長くなってくると、本来の目的から外れていってしまうことも多々あるので、目的を見失わないように注意しておきましょう。
決定事項のまとめ
議論が終わったら、決定事項をまとめます。
決定事項をメンバーに共有し、不明な点がないか確認をしましょう。
メンバー全員が理解し、納得した状態で議論を終了させます。
4.会議終了
議論も終わり、会議を締めくくります。
最後に今回の会議について決まったことと、次回の会議について共有をします。
会議後にやるべきことを共有する
会議が終わるときに、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にして共有をします。
成果を計りたい場合は、どの数字に着目するかを決めておくといいでしょう。
決定事項を明確にすることで、次回の会議でより目的に近づける話し合いができるようになります。（PDCAを回しやすくなる）
次回会議の予定と議題の確認
次回会議の予定と議題について確認し、メンバーに共有します。
共有しておくことで、通常業務でも今回の会議を意識した行動が取れるようになります。
閉会の挨拶
最後に、今回会議に参加してくれたメンバーにお礼を言います。
通常業務から離れて時間を割いてくれているので、多くの人に少なからず負担が増えています。
会議は、準備から会議終了まで多くの時間を使うので、参加するのが当たり前だと思わず、感謝の気持を忘れないようにしてください。
会議を効果的に進行するポイント
会議を効果的に進行するポイントは3つです。
- 資料やツールの活用
- 目的に合った会議室の利用
- 議事録の作成と共有
会議を始める前とあとに必ず確認をしておきましょう。
資料や設備の活用
会議を円滑に進めるために、資料やツールを十分に使います。
重要なのは、見やすくてわかりやすい資料を使うことです。
また、資料の見せ方もプロジェクターやモニターなどを使ったほうが効果的です。
目的に合わせて、会議室の設備を活用するといいでしょう。
目的に合った会議室の利用
会議を行うときは、目的に合った会議室を利用すると効果的です。
話しやすいテーブルレイアウトを選び、プロジェクターやモニターなどの設備がある会議室を使うことで、資料も見やすくなるので効果的な会議ができます。
人数に比べて狭い会議室だと、資料などが見づらく、効果的な会議ができなくなってしまうので注意してください。
議事録の作成と共有
会議が終わったら、必ず議事録を作成し共有するようにしてください。
議事録を作成することで、次回の会議がスムーズに進行できるようになります。
議事録というと難しく思うかもしれませんが、シンプルなものでも問題ありません。（※会社による）
最低限、表題・日時・場所・出席者・議事・議事要旨（決定事項）・次回予定が記載されていれば困りません。
デザインや編集に凝って議事録を作る人がたまにいますが、早く提出することが重要なのでシンプルでわかりやすければ問題ありません。
※議事録は会議に参加していなかった人への共有と、言った言わないのトラブルを防ぐために、できるだけ早く議事録は作って共有すべきだと筆者は考えています。
失敗する会議の特徴
失敗する会議の特徴を知っておくと、より効果的な会議を行うことができます。
失敗する会議の主な特徴は以下になります。
- 目標が決まっていない
- 人数が合っていない
- 準備不足
- 議題が決まっていない
- 時間管理ができていない
これらは一部ですが、このような会議をしていると時間だけがかかり、何も決まらない会議になってしまうので注意が必要です。
失敗する会議の特徴については「失敗する会議の特徴10選！時間を無駄にしないために打ち合わせの目的は明確にしよう」で詳しく解説しているので参考にしてみてください。
まとめ
この記事では上手くいく会議進行の流れを紹介してきました。
会議をするときは、準備が重要です。
会議の目的、議題、メンバーがしっかり決まっていれば大きくブレるようなことはありません。
スケジュールを決めて、目的に合った会議室、設備を使うことでスムーズに議論ができ、短時間で効果的な会議が可能になります。
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