貸し会議室を借りて失敗したくない
貸し会議室を借りるときに確認することを知りたい
初めて貸し会議室を借りるから不安
気軽に借りることができる貸し会議室ですが、適当に借りてしまうと後悔することもあります。
貸し会議室を借り方を失敗すると、時間もお金も無駄になってしまうので、事前によく確認しておくことが重要です。
そこで、今回は貸し会議室を借りて失敗する例を紹介していきます。
貸し会議室を借りる前に確認しておきましょう。
目次
貸し会議室を借りて失敗する例
貸し会議室を借りて失敗しないようにするためには、事前に確認しておくことが重要です。
なんとなく借りてしまうと、無駄な時間を過ごしてしまいます。
それでは、貸し会議室を借りて失敗してしまう例を紹介していくので、借りる前に確認をするようにしてください。
1.目的に合っていない貸し会議室
会議の目的に合っていない貸し会議室を借りると失敗してしまいます。
- 人数の割に部屋が狭い
- 会議の内容と会場の雰囲気が違う
このような貸し会議室では、せっかく借りた意味がありません。
特にセミナーや研修などで会議室を借りるときは、広さや雰囲気を念入りにチェックしておくといいでしょう。
2.場所がわかりにくい貸し会議室
貸し会議室は大手の一部を除き、一本路地に入った場所など、分かりにくい場所にあることが多いです。そのため極端に場所が分かりにくい会議室では以下のような問題が起こる可能性があります。
- 場所が分かりにくく、開始時間が遅れる
- 場所が分からずメンバーが揃わない
- 予約者にメンバーから問合せの電話がかかってくる
このような失敗を防ぐためにも、必ず事前に最寄り駅からの道順、建物の入口から会議室までの行き方を確認するようにしましょう。
特に無人の貸し会議室は、マンションの一室など建物の中でもさらに分かりにくい場所にあることが多いので、あらかじめ入念に確認しておきましょう。
3.時間に余裕を持って貸し会議室を借りない
会議にかかる時間を十分に検討・確認せずに、貸し会議室を借りてしまうと大失敗します。
貸し会議室は次に使う人の予約が入っていることがあるので、延長できない場合、予約した時間を超えたらその会議室から退室しなければいけません。
また貸し会議室によっては、備品の片付けや掃除をセルフで行う必要がある場所もあるので、必ず余裕を持った時間で予約をするようにしましょう。
4.貸し会議室の利用料金を把握していない
貸し会議室の利用料金の内訳を把握しておかないと、社内稟議や経費申請の際に社内でトラブルになる可能性があります。
貸し会議室では部屋を借りるだけではなく、設備の貸出しも行なっています。
例えば、プロジェクター、ホワイトボード、モニターなどの備品が、貸し会議室のサービスによっては有料の場合があるので注意する必要があります。
逆に貸し会議室によってはこうした設備も含めた料金になっている会社もあるので、必ず会議で使用する備品が事前に有料か無料かを確認しておくようにしましょう。
5.空調が効いていない貸し会議室
エアコンの調整ができない貸し会議室を借りると、快適に会議を進行させることができません。暑すぎる会議室では参加者が苛立ち、良い結論が導き出せないことでしょう。
実は貸し会議室のサービスはテナントビルの一室にあることが多く、全館空調システムで部屋ごとにはエアコンの温度の調整ができない場合があるのです。
空調が効いていないと、参加者が会議やイベントに集中できないので、空調に関しても可能な限り確認しておくようにしましょう。
6.防音性が低い貸し会議室
セキュリティ・機密性の高い情報を扱う会議や、セミナーや研修などのイベントで大きな声が予想される場合には、利用する貸し会議室の防音性能や部屋同士の近さなどを事前に確認しておくと良いでしょう。
重要な情報が第三者に漏れてしまったり、他の貸し会議室利用者への迷惑行為となってしまう可能性があります。
可能であれば下見を行い、利用中の声や音の漏れ具合を確認しておくと良いでしょう。
また、1フロア貸切や一棟貸切などのサービスを行っている貸し会議室を利用することで、こうした問題を防ぐことも可能です。
7.飲食ができない貸し会議室
長時間に至る会議やミーティング、セミナーでは途中の水分補給が必要です。
また時間帯によっては小腹が空くことも。
しかし貸し会議室によっては、飲食の持ち込みが不可だったり、有料だったり場合があります。事前に確認するようにしましょう。
確認を怠り、飲食禁止の会議室で飲んだり食べたりしてしまうと、後日持ち込み料や清掃料を請求される場合もあります。
一部の貸し会議室では、飲食が可能なだけでなくケータリングの手配やUberEats対応などのサービスを実施している会社もあります。予約をする際に問合せ・相談してみるといいでしょう。
失敗しない貸し会議室の借り方
ここからは、貸し会議室を借りる際に確認すべきポイントを紹介します。
予約をする前に、以下に挙げるような問題点がないかを確認しておきましょう。
1.規約をしっかり確認する
貸し会議室を借りるときは、利用規約を必ず確認しておきましょう。
特に料金の部分は必ず確認するようにしましょう。
またキャンセルすることになった場合は、キャンセル料がいつ・どのタイミングで発生するかも重要なチェックポイントです。
トラブルにならないように、規約は事前に確認しておいてください。
2.目的に合った会議室を借りる
目的に合った会議室を借りるようにしましょう。
- 会議・イベントの雰囲気にあった会議室を選ぶ
- 人数に合った会議室を選ぶ
- 場所がわかりやすい会議室を選ぶ
会議の目的によって優先順位は変わりますが、これらを確認しておけば大きく間違えることはありません。
関連記事：人数別に必要な会議室の広さを紹介！使い方にあったレイアウトも合わせて解説
3.設備を確認する
貸し会議室を借りるときは、備え付けの設備を確認しておきます。
ホワイトボード・モニター・プロジェクターなど、会議の目的に合った設備がある貸し会議室を選ぶとスムーズに会議ができます。
設備は無料で貸出していることもあれば、有料の場合もあるので必ず確認しておいてください。
まとめ
この記事では、貸し会議室の失敗例を紹介してきました。
貸し会議室は、事前にしっかり確認しておくことで、スムーズに会議やイベントを行うことができるので非常に便利です。
会議の目的を考えて、どのような貸し会議室がいいのか念入りにチェックしておきましょう。
わからない場合は、貸し会議室を運営している会社に事前に問合せを行うようにしましょう。
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また、設備もプロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなど会議に必要なものは揃っているので円滑に会議が進められます。
予約方法は、銀座ユニーク公式サイトよりWeb予約ができるので、ぜひご確認ください。